Mitarbeiter:in Front-/ und Backoffice (m/w/d)

Durch direkten Kundenkontakt, kompetente Bearbeitung von Anfragen und professionelle Kundenbetreuung sorgst du für ein positives Kundenerlebnis.

Pensum:
80-100%
Lohn:
gemäss unserem Lohnmodell
Startdatum:
01.05.2024 oder nach Vereinbarung
Arbeitsverhältnis:
unbefristet
Arbeitsort:
Impact Hub Bern

Über uns

Im Impact Hub Bern befähigen wir Führungskräfte und Unternehmer:innen, ihr Unternehmen profitabel und zukunftsfähig zu entfalten. Wir tun das, indem wir Zugang zu innovativen, praxiserprobten Werkzeugen, fundiertem Wissen, wertvollen Kontakten und essentiellen Ressourcen bieten. So ermöglichen wir eine effiziente und erfolgreiche Bewältigung der Herausforderungen der Gegenwart und Zukunft. 

Wir sind ein junges und hochmotiviertes Team, welches die Unternehmer:innen-Szene in Bern und der Schweiz aufmischt. Wir legen grossen Wert auf einen hervorragenden Service, innovative Ansätze und ein angenehmes Arbeitsklima. Wir arbeiten auf Augenhöhe, leben Teamwork und sind als Kreisorganisation aufgestellt. We bring our full self to work. Wir setzen uns für wertebasiertes Unternehmertum ein und sind Teil des schweizweiten und globalen Impact Hub Netzwerkes.

Über dich

Du hast deine Berufslehre in der Hotellerie oder im kaufmännischen Bereich erfolgreich abgeschlossen, erste wertvolle Berufserfahrungen gesammelt und bist nun bereit, deinen Horizont zu erweitern? Bei uns findest du keinen alltäglichen Job – wir bieten dir die Chance, in einem dynamischen Umfeld mit echtem Impact zu arbeiten. Engagement, Motivation und Selbstständigkeit sind deine Stärken. Du bist nicht nur auf der Suche nach einer neuen Herausforderung, sondern möchtest aktiv mitgestalten und Teil eines Teams sein, das gemeinsam Aussergewöhnliches leistet. Du hast ein ausgeprägtes Interesse an wertebasiertem Unternehmertum und möchtest deine Talente aktiv einbringen. Wenn das nach dir klingt, dann bist du bei uns genau richtig!

Ziel und Zweck der Stelle

Durch direkten Kundenkontakt, kompetente Bearbeitung von Anfragen und professionelle Kundenbetreuung sorgst du für ein positives Kundenerlebnis. Du fungierst als Bindeglied zwischen unseren Kunden und den internen Abläufen des Impact Hub Bern und stellst einen reibungslosen und angenehmen Aufenthalt für alle Kunden sicher. 

Deine Rolle(n) / Hauptaufgaben

Gemeinsam mit dem/der Lead “Hub Experience and Operations” bist Du Gastgeber:in des Impact Hub Bern. Als vielseitige:r Mitarbeiter:in in unserem Team wirst du eine Schlüsselrolle in der Interaktion mit unseren Kunden, Mitgliedern und Gästen sowie in der internen Organisation einnehmen. Diese Rolle beinhaltet sowohl Aufgaben am Empfang (Front Office) als auch im Hintergrund (Backoffice), um einen hohen Standard an Kundenservice zu gewährleisten, interne Abläufe zu optimieren und zur allgemeinen Betriebseffizienz und Kundenzufriedenheit beizutragen. 

Hub Experience / Front Office (ca. 40%):

  • Empfang und Betreuung von Kunden, Mitgliedern und Gästen.
  • Check-In und Check-Out von Kunden, Mitgliedern und Gästen.
  • Beantwortung von Anfragen per Telefon, E-Mail und persönlich.
  • Bereitstellung von Informationen über den Impact Hub Bern.
  • Durchführung der täglichen Arbeiten gemäss Checkliste.
  • Gewissenhafte Führung und Verwaltung der Schicht-Kasse.
  • Öffnung und Schliessung des Hubs (Früh- und Spätdienst).

Backoffice und Reservierungsmanagement (ca. 40%):

  • Vor- und Nachbereitung von Besprechungsräumen und Workshopräumen.
  • Entgegennahme und Bearbeitung von Reservierungen.
  • Erstellung von Angeboten und Auftragsbestätigungen.
  • Administrative Aufgaben und Unterstützung im Tagesgeschäft.
  • Allgemeine Aufgaben zur Instandhaltung und Pflege des Hubs.
  • Koordination und Kommunikation zwischen den Abteilungen / im Team.

Kundenverwaltung und Rechnungsvorbereitung (ca. 20%):

  • Pflege und Aktualisierung der Kunden- und Mitgliederkartei.
  • Vorbereitung und Überprüfung von Rechnungen.
  • Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Statistiken.

Das bringst du mit

  • Abgeschlossene Berufslehre an der Rezeption (HGT), im Hotelfach (HOFA) oder eine andere kaufmännische Ausbildung/Weiterbildung mit Schwerpunkt im Hotel-, Gäste- oder Büromanagement.
  • Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in Kunden- oder Gästebetreuung sowie nachgewiesene administrative Tätigkeiten im Bereich Backoffice. 
  • Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung mit einer zuverlässigen und lösungsorientierten Arbeitsweise.
  • Verhandlungssicher in Deutsch (Muttersprache oder C1) und gutes Englisch in Wort und Schrift (mind. Level B2). 
  • Selbstbewusstes Auftreten und hervorragende Kommunikationsfähigkeiten.
  • Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, selbstständig und strukturiert zu arbeiten.
  • Belastbarkeit und Teamfähigkeit, insbesondere in einem dynamischen Startup-Umfeld.
  • Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und Buchungssystemen.

Das bieten wir

  • Startup-Spirit & Umgebung: Wir suchen Menschen, die etwas bewegen wollen. Bei uns wirst du Teil einer innovativen Community, kannst dein Netzwerk erweitern und von allen Angeboten des Hubs profitieren.
  • Feel-Good Tätigkeit: Du erwartest eine herausfordernde und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem offenen und kollegialen Team, wo du deine Fähigkeiten zeigen, Talente einbringen und Verantwortung übernehmen kannst.
  • Kick-ass Team: Unser junges, motiviertes und vielfältiges Team besteht aus talentierten Menschen, die ihre Leidenschaft zum Beruf gemacht haben und sich auf Augenhöhe begegnen.
  • Angenehmer Arbeitsplatz: Unser Standort im Herzen von Bern bietet einen kreativen Coworking Space und ein modernes Arbeitsumfeld über fünf Stockwerke verteilt.
  • Life-Balance: Eine 40-Stunden-Woche mit geregelten Arbeitszeiten von Montag bis Freitag sowie fünf Wochen Urlaub sorgen für eine ausgeglichene Work-Life-Balance.
  • Attraktive Bedingungen: Wir bieten faire Kompensation, eine attraktive Pensionskassenlösung sowie kostenlosen Barista-Kaffee und Bio-Tee in unserer Lounge.
  • Zukunftsperspektiven: Jährliche Weiterbildungsmöglichkeiten, Unterstützung bei Aus- und Weiterbildungen und Entwicklungschancen in einem jungen und dynamischen Unternehmen.
  • Spass: Wir "hosten" verschiedene Events: Team-Apéros, Cake a Break, Team-Frühstück sowie das legendäre Xmas-Dinner. 

Möchtest du Teil unseres Teams werden? Dann freuen wir uns darauf, deine Bewerbung bis spätestens 14. April 2024 zu erhalten. Bitte reiche deine Bewerbung über folgendes Formular ein:

Dein persönlicher Kontakt

Melde dich gerne direkt bei mir, ich bin bei Fragen gerne für dich da.